De afgelopen jaren is de digitalisering in het onderwijs veel toegenomen. Ook worden onderwijsinstellingen afhankelijker van betrouwbare data. Door deze ontwikkelingen liep MBO Amersfoort tegen een hardnekkig probleem aan: een chaotisch, versnipperd back-uplandschap waarin gegevens moeilijk te vinden én nauwelijks snel te herstellen waren. Bestanden terughalen duurde soms dagen, met alle gevolgen van dien voor studenten, docenten en IT-medewerkers.
Na een herziening van de data-en backupstrategie beschikt de onderwijsinstelling nu over één centrale oplossing voor databeveiliging en -herstel. De tijd die nodig is om bestanden terug te zetten, is gedaald van dagen naar minuten. De IT-afdeling krijgt daarmee niet alleen tijd terug, maar ook de regie. ‘Door de implementatie hebben we nu volledige controle over onze data’, zegt Kees-Jan van ’t Hof, CISO en hoofd ICT van MBO Amersfoort.
Een versnipperde situatie
MBO Amersfoort telt ruim 7.000 studenten en 500 medewerkers, verspreid over meerdere locaties. Alhoewel online werken via Microsoft 365 helemaal is ingeburgerd, sloot de ondersteuning daar niet optimaal op aan. De onderwijsinstelling kampte met drie uitdagingen.
Zo ontbrak een centrale back-upoplossing. Verschillende losse platforms en GUI’s maakten het beheer complex en foutgevoelig. Bestanden stonden op meerdere plekken. Als gevolg vergde het herstellen ervan veel handmatig zoekwerk. Vervolgens was er een gebrek aan controle en consistentie. Dit betekent dat het herstellen van bestandsrechten niet altijd consistent gebeurde en dus veel tijd kostte. Overigens waren er ook operationele en juridische risico’s. Verloren bestanden leidden tot discussies. Een zoekgeraakt afstudeerbestand stemt niemand vrolijk. Niet de docent die het moet beoordelen of de student die op het resultaat wacht. Het zorgde, naast frustratie, ook voor bijvoorbeeld toenemende druk op het IT-team. Het kunnen blijven voldoen aan Nederlandse wet- en regelgeving zoals de AVG vormde daarnaast nog een obstakel.
Kortom: grote risico’s, van operationele kwetsbaarheid tot reputatieschade, en onnodige beheerkosten.
De overstap naar één centraal platform
Voor de onderwijsinstelling was het duidelijk dat het roer om moest. Via hun partner SPIE kwam het IT-team van MBO Amersfoort uit bij de data- en back-upoplossingen van Commvault. Hieruit ontwikkelden ze een nieuwe, uniforme databeschermingsstrategie. Om de implementatie soepel en gestructureerd te laten verlopen, organiseerde het MBO Amersfoort workshops en technieksessies. Tijdens meerdere evaluatiemomenten beoordeelde het team ook of de oplossing aansloot op de eisen rond Microsoft 365, Active Directory en compliance.
Het verschil voor studenten en medewerkers
De nieuwe back-upomgeving bewees al snel zijn waarde. Waar het terugplaatsen van afstudeerbestanden voorheen traag, onvoorspelbaar en frustrerend verliep, kan dat nu binnen enkele minuten worden uitgevoerd. Ook merkt de onderwijsinstelling op andere vlakken al de voordelen van hun overstap op. Het herstel van Active-Directory en Microsoft 365-gegevens vindt nu veel sneller plaats. Daarnaast hebben studenten sneller toegang tot (belangrijke) documenten, zoals diplomadossiers. Én de IT-afdeling staat onder minder druk omdat ze minder handmatig werk hoeven uitvoeren.
Het mes snijdt dus aan twee kanten. Voor studenten betekent het dat hun onderwijsprocessen niet worden vertraagd door IT-problemen. Voor het onderwijspersoneel betekent het rust en zekerheid: bestanden zijn vindbaar en herstelfouten zijn verleden tijd. De winst zit echter niet alleen in snelheid. Door één centraal platform te gebruiken, kan MBO Amersfoort nu ook strategisch vooruitkijken en proactief werken. Het IT-team is minder bezig met incidenten en meer met continuïteit en verbetering. Daarmee heeft de onderwijsinstelling de regie over haar data terug.